Intelligenza Artificiale? Dappertutto, anche nel Documentale!
tre domande a Domenico Signorini
Direttore Commerciale di SmeUp S.p.a.
Da molto tempo le soluzioni per la gestione dei documenti occupano un posto di rilievo nell’offerta di software applicativo. Non si tratta assolutamente di proposte statiche, già consolidate e digerite nella cultura aziendale, perché negli anni si sono fatti numerosi passi in avanti, dalla semplice dematerializzazione degli archivi alla conservazione con valenza fiscale, dal workflow dei processi alla firma digitale. Però il processo non sembra terminare qui e può riservare ulteriori sorprese.
Si sente parlare sempre più di frequente di AI, Intelligenza Artificiale. Mi sembra che troppo spesso il termine abbia contorni non del tutto precisi e, d’altra parte, prometta vantaggi che non risaltano immediatamente all’attenzione degli imprenditori. In SmeUp l’Intelligenza Artificiale è stata di recente accostata alla Gestione Documentale: puoi spiegare in sintesi che cosa è stato fatto e perché? Così possiamo ragionare in uno scenario dai contorni già noti.
In SmeUp abbiamo sviluppato soluzioni che integrano l’Intelligenza Artificiale (AI) nella gestione documentale per rispondere a un’esigenza sempre più urgente delle aziende: quella di ridurre la carta e migliorare l’efficienza dei processi aziendali. Come sappiamo, la gestione dei documenti è un’attività che comporta una mole significativa di dati e informazioni, che vanno non solo raccolti, ma anche organizzati e qualificati in modo intelligente.
Tra gli aspetti che garantiscono un indubbio miglioramento, crediamo che uno dei primi passi per ogni azienda sia avviare un percorso verso un modello “zero carta”. Questo non significa semplicemente ridurre l’uso della carta, ma soprattutto raggiungere un’efficienza trasversale in tutti i reparti aziendali, ottimizzando la gestione dei flussi documentali e migliorando la capacità di tracciare e riutilizzare le informazioni. La digitalizzazione permette di fare un salto di qualità, e l’Intelligenza Artificiale si inserisce perfettamente in questo contesto, agendo come un “collega digitale”.
L’AI, infatti, si affianca all’utente nella gestione delle informazioni, semplificando attività che tradizionalmente richiederebbero una grande quantità di tempo, come l’acquisizione e l’associazione dei documenti. L’AI è in grado di apprendere dai dati, automatizzare la classificazione dei documenti, migliorare l’archiviazione e rispondere a richieste in modo rapido e preciso. In altre parole, l’Intelligenza Artificiale aiuta a raccogliere e associare le informazioni in modo più semplice e veloce, consentendo agli utenti di concentrarsi su compiti a valore aggiunto.
Quali sono i principali vantaggi per l’azienda cliente nell’utilizzare queste innovative potenzialità dell’AI? E quale passaggio “culturale” (passami il termine) deve avvenire perché il processo vada a buon fine e porti frutti concreti?
L’adozione dell’Intelligenza Artificiale nella gestione documentale offre numerosi vantaggi concreti per le aziende, ottimizzando operazioni che, fino a poco tempo fa, erano laboriose e soggette a errori. Tra i principali benefici per l’azienda cliente, possiamo sicuramente evidenziare:
1. Automatizzazione del Data Entry: l’AI riduce in modo significativo il lavoro manuale di inserimento dati, che spesso è fonte di errori e inefficienze. La gestione automatizzata dei documenti (come fatture, contratti, ordini) permette di migliorare la precisione e la velocità delle operazioni, liberando risorse che possono essere destinate a compiti più strategici.
2. Analisi Visiva Intelligente: l’AI Vision è in grado di estrarre informazioni da contenuti visivi complessi, come immagini, grafici o schemi, che sono spesso difficili da gestire con i tradizionali sistemi di archiviazione. Questo apre nuove opportunità per le aziende che operano in settori come la manifattura, dove i documenti tecnici e le istruzioni sono cruciali.
3. Riduzione degli Errori Manuali: automatizzando l’estrazione e l’elaborazione delle informazioni, l’AI minimizza gli errori umani che si verificano durante l’inserimento dei dati. Questo non solo migliora la qualità delle informazioni nel sistema aziendale, ma permette anche di risparmiare tempo e risorse nel correggere eventuali incongruenze.
4. Efficienza Operativa: i processi documentali, grazie all’automazione, possono essere eseguiti in tempo reale, senza interruzioni o ritardi legati alla gestione manuale. Ciò consente di velocizzare la circolazione delle informazioni tra i vari reparti, con un impatto positivo sui tempi di risposta verso clienti e fornitori.
A livello applicativo, questi vantaggi si riflettono in ambiti specifici come l’automazione dei processi aziendali (ad esempio, la registrazione automatica di documenti nei sistemi aziendali) o nella gestione della documentazione tecnica nel settore manifatturiero. Inoltre, la logistica beneficia enormemente dall’automazione nell’inserimento dei dati relativi ai documenti di trasporto, che possono essere inviati direttamente ai sistemi di tracciamento o CRM.
Tuttavia, uno dei principali ostacoli che incontriamo spesso è la diffidenza e, in alcuni casi, la poca consapevolezza dell’importanza del cambiamento verso la trasformazione digitale. L’adozione dell’AI comporta inevitabilmente un cambiamento culturale all’interno dell’azienda: è necessario che tutti i livelli, dai decisionali agli operativi, siano pronti ad abbracciare il digitale come parte integrante del loro lavoro quotidiano.
Per aiutare le aziende a superare questo passaggio culturale e a comprendere il valore di questa trasformazione, abbiamo oggi un “collega digitale”, in grado di rispondere alle domande degli utenti e guidarli nelle operazioni quotidiane, come se fosse un assistente virtuale disponibile 24 ore su 24, in tutte le lingue. Questo approccio facilita l’interazione con l’AI e aiuta l’utente a comprendere meglio come la tecnologia possa migliorare il suo lavoro, rendendo il processo di digitalizzazione più naturale e meno intimidatorio.
In sintesi, i benefici che le aziende possono trarre dall’integrazione dell’AI nella gestione documentale sono molteplici e concreti: dalla riduzione degli errori e dei tempi operativi all’automazione di processi che migliorano la produttività. Tuttavia, affinché questo processo porti frutti concreti, è fondamentale che l’azienda adotti un approccio culturale aperto al cambiamento, investendo nella formazione dei dipendenti e nell’utilizzo di strumenti che facilitano l’adozione della tecnologia.
È un tema di grande attualità, ma spesso viene descritto in modo astratto o futuristico, e questo crea nei clienti delle aspettative che vanno oltre le possibilità reali che offre oggi questa tecnologia. Cosa ne pensate?
La risposta è articolata, per cui forse è il caso di dare la parola ad Antonio Giarrusso, l’ideatore di Userbot.AI.
