Dalla consuntivazione commesse al project management

dal dato elementare al mantenimento del know-how aziendale

Partiamo dall’affermazione, arcinota ma mai sufficientemente tenuta in evidenza, che i dati aziendali costituiscono uno dei più importanti strumenti per conseguire un vantaggio competitivo.
Per le aziende che operano in ambito ICT e consulenziale in senso esteso, in particolare, gli interventi che mirano al controllo ed all’analisi accurata dei dati possono diventare fattori abilitanti per portare incrementi di efficienza alle imprese che assistono. Questo, per fare solo un esempio, vale nella gestione delle commesse e dei progetti: consuntivazione delle attività, dei tempi e dei costi delle commesse, project management ed oltre, fino ad arrivare ad una gestione Enterprise dei dati.
Nei riguardi dei propri clienti le aziende ICT hanno la necessità di garantire il rilascio di quanto concordato nel rispetto delle scadenze e dei costi e, nel contempo, assicurare la qualità dei deliverables. Internamente occorre gestire e conoscere i consuntivi delle risorse sulle attività, assicurando i margini economici delle commesse e dei progetti.
Teniamo ben presente che tutto questo va effettuato sia sulle iniziative interne (ricerca, progetti di investimento, commesse interne) che quelle realizzate per conto dei clienti.

Cambia il modo di lavorare
Occorre coniugare diversi approcci allo sviluppo dei progetti che il mercato richiede e che possono essere riassunti nelle metodologie: Waterfall, Agile e Hybride. Un elemento che aumenta la complessità del problema è che sempre più spesso si rende necessaria la capacità delle aziende di operare con team che operano da remoto in sedi e paesi diversi, dal lavoro nelle ubicazioni aziendali fino allo smart working. Mutuando un termine noto nel mondo della finanza, la composizione dei team è caratterizzata da una maggiore volatilità rispetto al passato.
In tale contesto la capacità di gestire correttamente processi quali la pianificazione dei lavori, la corretta consuntivazione delle attività ed il residuo di impegno sulle stesse il più tempestivamente possibile diventano elementi essenziali per il governo delle aziende. A questo si aggiunge la necessità di sapere in modo puntuale chi fa cosa e quando offre alle aziende la garanzia della corretta allocazione delle risorse e flessibilità di interventi. Non ultimo, avere la certezza che eventuali nuove richieste/esigenze dei clienti siano censite ed opportunamente trattate rappresenta un ulteriore elemento di garanzia per il servizio del cliente e per il monitoraggio dei tempi e dei costi dei progetti.

Monitoraggio e controllo
Importante è creare – e controllare! – il legame tra i requisiti iniziali delle offerte e quanto viene realizzato, anticipando al massimo la conoscenza di eventuali problemi e di rischi che possano pregiudicare il risultato dei progetti.
Altro elemento importante è creare un legame tra i task progettuali ed i deliverables realizzati, al fine di garantire il mantenimento del know-how maturato nel tempo.
Le informazioni sui progetti e sulle commesse sono un patrimonio aziendale che devono rispondere alle esigenze dei diversi ruoli aziendali: Direzione, Governo, Project Management, risorse operative.
I dati tipici su una specifica attività quali budget, consuntivo, residuo, eventuale scostamento, se opportunamente trattati possono fornire informazioni utilissime ai diversi ruoli aziendali e rispondere a quesiti quali:
• residuo impegno risorse su tutte le iniziative aziendali (commesse interne, progetti e commesse su clienti)
• margini e costi, declinati a livello organizzazione
• andamento e monitoraggio dell’avanzamento dei progetti e rispetto degli indicatori: on time, on budget e on scope
• conoscenza del portafoglio residuo delle attività, che consente di rispondere a domande quali: quale è il fabbisogno di risorse dei prossimi mesi e di quali figure professionali.
• creazione di una base storica su:
– progetti
– commesse
– attività
– deliverables
– storia delle attività svolte a livello di singola risorsa.

Visione olistica
Tutto ciò può essere ottenuto con una visione olistica dei processi di gestione dei progetti e delle commesse. Il termine non deve sembrare astruso o fumoso: sottolinea la necessità di tenere tutto sotto controllo e di valutare la situazione con una visione unica, considerando che deriva dal greco “olos” che significa “tutto, intero, totale”.
Teniamo presente che è indispensabile una gestione collaborativa delle informazioni in un ambito che richiede il coinvolgimento (ed in alcuni casi la formazione specifica) delle risorse dei team coinvolti, sensibilizzandoli sull’importanza del loro contributo: ciascuno deve impegnarsi per garantire che informazioni quali il consuntivo e la capacità di indicare quanto manca a finire un’attività a livello aziendale sono un patrimonio importante per assicurare il governo aziendale.

Capitalizzare le informazioni
Un sistema Enterprise di gestione dei progetti e delle commesse, delle attività, dei deliverables unito a processi e regole aziendali di comportamento sono gli elementi essenziali per capitalizzare le informazioni raccolte nel ciclo di vita dei progetti e delle commesse. In questo modo il dato si evolve in informazione e diventa un elemento abilitante per la competitività aziendale.

Vincenzo Villois – Consulente di direzione

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